Почта и чаты
Статус виден не всем
В системе каждый участник видит текущий этап, свое действие и ответственного за следующий шаг.
Для государственных и муниципальных учреждений
Согласиум разработан с учетом потребностей государственных и муниципальных клиентов и предусматривает особенности документооборота таких учреждений.
- ✓Маршруты согласования с ролями бухгалтерии, экономистов, согласующих и подписантов.
- ✓Работа центра и подведомственных организаций с контролем статусов и истории действий.
- ✓Проверяемый комплект: PDF с отметками ЭП, архив подписей и журнал событий.
Документы перестают жить в переписке
Почта, чаты и папки не дают управляемого маршрута: версии расходятся, статус приходится уточнять вручную, а проверка подписей становится отдельной задачей.
Файлы и версии
Комплект нельзя подменить незаметно
Файлы и версии хранятся в карточке документа, а после подписания фиксируется состав комплекта.
Подпись и проверка
На выходе есть проверяемый результат
Пользователь получает PDF с отметками ЭП и архив, где лежат исходные файлы, подписи и контрольные данные.
Карточка документа собирает весь процесс
Реквизиты, файлы, версии, маршрут, роли, история действий и доступные кнопки находятся в одном месте. Сотруднику не нужно искать последнюю версию в письмах, а администратору не нужно собирать статус вручную.
- ✓Единый реестр документов с номерами, видами, организациями и статусами.
- ✓Маршрут с очередностью, согласующими, бухгалтером, экономистом и подписантом.
- ✓История действий, журнал системы и аналитика для контроля после запуска.
Преимущества для организации
Согласиум закрывает не один экран, а рабочий цикл документа: от черновика и файлов до согласования, подписи, архива и управленческого контроля.
Понятный маршрут
Этапы идут строго по порядку, участники видят только свои действия, а подписант получает документ после согласования.
Роли без хаоса
Инициатор, бухгалтер, экономист, согласующий, подписант и администратор работают в своих зонах ответственности.
Финансовая разметка
Бухгалтер заполняет КФО и КОСГУ, экономист распределяет суммы по филиалам и видам помощи.
Мессенджеры Max и Telegram
Уведомления и одноразовые коды приходят в подключенные каналы, чтобы сотрудники быстро подтверждали действия.
Фиксация файлов
Версии документов хранятся отдельно, а подписанный комплект нельзя незаметно изменить задним числом.
PDF с отметками ЭП
Для пользователя формируется понятный PDF, где видно, кем и когда документ подписан.
Архив для проверки
В архиве сохраняются исходные файлы, manifest, подписи, протокол и лист подписания.
Контроль центра
Центральное учреждение видит документы подведомственных организаций, статусы и задержки.
09
Российские серверы
Хранение документов настраивается: либо на надежно защищенных российских серверах, либо на серверах клиентов в границах Российской Федерации.
Каждый делает свое действие
Система не перекладывает ответственность в общий чат. Роль задает, какие документы человек видит, что может заполнить и какое решение принимает. Список ролей и этапов определяется пользователем под свою организацию и не ограничивается показанными примерами.
Инициатор
Создает документ и прикладывает файлы.
Бухгалтер
Заполняет финансовую разметку.
Экономист
Распределяет суммы по направлениям.
Согласующий
Проверяет документ по своей части.
Подписант
Ставит электронную подпись.
Администратор
Настраивает организации, пользователей и контроль.
Чем Согласиум отличается
Это не файловая папка и не универсальная CRM, к которой прикрутили согласование. Система заточена под документ, маршрут, подпись и проверяемый комплект.
Документ важнее переписки
В центре всегда карточка документа: реквизиты, файлы, версия, маршрут, текущий статус и история решений. Переписка больше не заменяет учет.
Финансы встроены в маршрут
Бухгалтерская и экономическая части не живут отдельными таблицами. Их можно встроить в маршрут как специальные этапы перед согласованием и подписью.
Исходники после подписи не меняются
Согласиум формирует пользовательский PDF с видимыми отметками, но не портит подписанные исходные файлы. Это сохраняет проверяемость комплекта.
Центр и подведомственные структуры в одном контуре
У организаций могут быть свои сотрудники, маршруты и настройки, но центр получает единый контроль по статусам, задержкам и результатам.
Аудит не надо собирать вручную
Создание, загрузка файлов, запуск маршрута, согласования, возвраты, подписи, скачивание архивов и административные действия пишутся в журнал.
На выходе не просто статус, а проверяемый комплект
После прохождения маршрута организация получает PDF с отметками электронной подписи и полный архив для хранения, проверки и передачи.
- ✓Видно, кто согласовал и кто подписал документ.
- ✓Сохраняются исходные файлы подписанного снимка.
- ✓Отдельно хранятся подписи, manifest, протокол и лист подписания.
Согласовано. Подписано. Проверяемо.
Согласиум делает документооборот понятным для сотрудников и управляемым для организации.